12种自由职业者管理时间的高效方法

资讯7个月前发布 soyouhui
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要工作,也要生活。

编者按:很多人都羡慕自由职业者生活事业两不误的生活方式,但大部分人只看到了光鲜一面。虽然不限时间地点的工作方式可以带来更多方便和自由,但也需要强大的时间管理能力以保持工作与生活的平衡。要做好一名自由职业者,不妨参考一下本文提及的这些技巧。本文来自编译。

12种自由职业者管理时间的高效方法

图片来源:Unsplash

告别传统朝九晚五的工作会给你一个极好的机会来改善你工作和生活之间的平衡。然而,如果你不善于正确管理自己的时间,或无法按照计划周全的时间表行事,那么这就会给你带来更多挑战。

扑到太多的项目上、超负荷的日程安排以及忘记项目的截止日期,都可能会导致倦怠。每周工作时间过少或过多,甚至延长工作时间,将工作时间拉长到周末或指定的休息日,也是同样的道理。

研究表明,每周最佳工作时间为35小时至50小时。每周工作50小时后,工作效率就会下降,55小时后下降幅度更大。此外,每周没有一天完整的休息日也会导致每小时的平均产出下降。

由于缺乏适当的时间管理而持续工作,或同时承担过多的项目,不仅会损害你的工作效率,还会带来更多的长期健康风险。

世界卫生组织(WHO)发现,每周工作超过55小时的员工患中风的风险会增加35%,更严重的是,这会使人死于心脏病的风险再增加17%。

作为一名新加入的自由职业者,你有责任控制好自己的日程安排和时间管理,这不仅有利于提高工作效率,也有利于你的健康和福祉。

1. 控制日程安排

作为一名刚刚起步的自由职业者,会面临很多挑战。比如寻找新客户、在紧迫的期限内完成项目、满足客户的期望、掌握所有财务状况,以及为自己留出足够的空闲时间。

要承担更多的责任,你就必须了解如何有效地管理自己的时间,但更重要的是,要学会如何制定日程表,让你既能分配工作时间、启动新项目,又能有时间休息。

2. 了解自己的能力

控制时间安排的最佳方法之一是了解自己承接新客户和新项目的能力。这一点尤为重要,因为自由职业者往往担心拒绝一个项目会让他们在一段时间内没有任何新的工作。

害怕错过令人兴奋的新工作可能会导致你的工作安排过满,往往没有足够的时间来真正完成好工作。

拒绝工作或说“不”的想法一开始可能会让人望而生畏。但是,你需要从一开始就为自己设定限制。考虑一下你的日程表上有多少可用时间,考虑一下你目前正在忙的项目,以及每个项目的参考截止日期。

在接手任何新工作之前,一定要考虑自己在日程表中的可用时间,以及这个项目是否会要求你拒绝其他潜在的工作机会。

3. 积极主动地管理时间

现在你有了更多的自主权,是时候学习如何合理管理自己的时间了。制定一个日常工作安排,比如何时起床、为具体项目留出多少时间、寻找新工作、向客户报价以及完成手头杂活,这些都需要纳入你的日程安排。

更加积极主动地进行时间管理,为不同的任务和活动指定特定的时间段,这样将帮助你提高效率,同时也是更好为自己规划的一种方法。

4. 计划,计划,再计划

再怎么强调这一点也不过分。规划好你的每一天、每一周,甚至每一个月,将有助于你认识到自己有多少时间可以花在特定项目上,以及有多少时间可以承担新的工作。

规划本身就需要花费一些时间,因此确定一周中的哪一天开始规划下一周的工作都至关重要。规划中,你要考虑到安排项目、回复后续询问、会见客户等等,甚至还要给自己留有足够的时间休息。

我们并不是说你需要计划好一天中的每一个小时,但是,重要的是要计算出你能用多少时间来工作,同时也要计算出你能分配多少时间来休息和放松。记住,时间就是金钱。

5. 使用项目跟踪工具

使用一些在线项目跟踪工具跟踪你的项目和截止日期。这看起来似乎有些多余,但它能让你清楚地知道自己在某个项目上的进展情况,以及距离截止日期还有多久,从而为你节省大量的时间和精力。

使用在线项目跟踪工具可以帮助你制定相应的计划,有时还能让你提前完成计划,如果有什么项目需要返工,你就可以根据自己的计划进行调整。

使用界面简单易用、让你可以边做边改的工具,这样,你就可以告知客户即将到来的最后期限,并预留足够的时间进行必要的修改或返工。

6. 制定工作惯例

作为自由职业者,你可以制定一套适合自己的工作惯例。如果你晚上比白天工作得更好,那就在晚上发挥你的能力,但切记不要忘记最后期限。

制定工作惯例可以让你对自己的时间更加负责,最大限度地减少可能出现的分心情况。有了这套惯例,你就能专注于现在需要做什么,需要为某项任务分配多少时间,什么时候是最后期限。

工作惯例能让你对时间更加负责,也就是说,你会有指定的工作时间段,也有可以休息或进行其他活动的时间。

7. 尽量减少干扰

更自主地安排日程和时间会让你很容易被其他不那么重要的事情分心。

分心的事情可能是任何时间、任何地点的任何事情,当你才开始意识到自己花了多少时间在做不必要的事情时,你就已经失去本可以更好利用的宝贵时间。

确保尽量减少分心,比如将手机调至静音或关闭社交媒体通知。请周围可能正在工作的人不要在工作时间打扰你,或将不太重要的任务安排在一天中的晚些时候。

有时你会想看手机、浏览社交媒体、回复邮件或做其他事情。虽然没有人会检查你的情况,但你自己要确保你知道自己在这些任务上花费了多少时间,如果你的工作落后于计划,你可以及时补上。

8. 先完成困难的任务

既然你已经计划好了每周的工作并建立了工作惯例,那就从学习如何先安排更关键、更复杂的任务开始吧,这样可以更快地完成任务,帮助你在日程表上腾出更多时间。

先处理具有挑战性的项目可以提高工作效率,帮助你减轻压力,并腾出时间进行必要的调整。

如果先处理一些次要的、不那么重要的事情,会让人产生一种虚假的高效感,长此以往,你就会觉得没有动力去完成那些仍然还未完成、但更重要的项目。从最难的事情做起,会让其他任务看起来更容易完成。

9. 安排管理类工作的时间

人们通常不会告诉你自由职业者所有管理类的职责。比如撰写建议书、做报价、回复电子邮件、与客户会面、记录财务状况、订购新用品、对项目进行编辑和调整,同时还要为自己留出足够的时间。

一味逃避这种管理类的职责可能会付出高昂的代价,建议最好在白天甚至在周内完成这些任务。

根据你的工作量和管理类工作的数量,决定是在一天的开始还是结束时完成。更好的办法是,使用数字工具来简化这类工作,这些工具可以帮助你跟踪财务、发票到期日甚至电子邮件提醒等事项。

记住,做自由职业者和经营一家小企业是一样的。忽视管理可能会是一个代价高昂的错误。从长远来看,不仅会降低你的收入,还会给你带来更多不必要的工作。

10. 安排指定的休息日

研究发现,自由职业者每周平均工作43小时,这表明他们的工作时间与朝九晚五的常规工作时间相似。然而,自由职业者的工作时间和日程安排往往不同。有时,他们可能会发现自己整天都在工作;有时,则是隔一天工作一次。

没有固定的作息时间,不知道什么时候该休息都会损害你的工作效率,尤其是你每周工作超过50到55个小时的话。

创造可以休息的时间间隔,让你可以在工作之余稍作休息。无论是在白天午休一小时,还是在周五缩短一点工作时间,但在周末安排几个小时来补上工作,这些方法都可以。

持续工作会增加与职业倦怠相关的风险,从而导致更高水平的压力、焦虑和抑郁。一定要自我检查,记住,工作狂的生活方式并不健康。

11. 确定项目的优先顺序

正如我们所提到的,在完成较小、不太重要的任务之前处理较大的项目,将有助于你在一天中完成更多的工作,并在你开始其他项目时激励你。

不过,在你签约新客户或接受新任务时,确定工作的优先顺序也至关重要。虽然你现在可能想从简单的事情做起,但最好还是留到以后再做,此时你更应专注于你目前正在做的事情。

对待工作要顺其自然,确保在工作时间为每件事安排足够的时间。无论你如何管理你的任务和优先事项,排定工作的优先次序都将帮助你了解哪些更重要,哪些可能需要你立即关注。

12. 为自己留出时间

即使感觉没有时间,也必须优先考虑自己的幸福和健康。一定要时不时地检查一下自己。从工作中抽出时间,哪怕是周中的一天,或者周末,都要为自己留出时间。

如果没有适当的休息,你的工作效率、创造力和注意力都会下降。每周安排几个小时的休息时间,或做一些工作以外的事情,你就能建立起健康的工作与生活平衡,从而让自己有足够的时间去拼搏,同时将自己的健康放在首位。

这很难,但要相信这个过程。

成为自由职业者是追求自己所爱事物的绝佳方式。但是,如果没有适当的时间管理和日程安排,你就会被繁忙的工作和截止日期所淹没。

控制好自己的日程安排,无论是按天还是按周,都能帮助你确定重要项目的优先次序,在整个自由职业生涯中实现工作与生活的平衡。

在充分利用时间的同时,也要确保有足够的时间休息,并在接手新工作前完成管理类工作。是的,时间就是金钱,而你的时间是宝贵的,所以与其把时间浪费在琐碎的工作上,不如建立一个与你的自由职业目标相匹配的时间管理结构。

译者:oakmoss

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